Le cycle de vie des renseignements
Chaque renseignement passe par cinq étapes. À chacune, une question de conformité se pose.
| Étape | Question à se poser | Exemple |
|---|---|---|
| Collecte | Est-ce nécessaire ? La personne est-elle informée ? | Formulaire d'inscription à un essai gratuit |
| Utilisation | Est-ce conforme aux fins annoncées ? | Utiliser des courriels de support pour du marketing : non, sans nouveau consentement |
| Communication | À qui, pourquoi, sous quel contrat ? | Envoi de données à un service de courriel transactionnel |
| Conservation | Pendant combien de temps ? Où ? Qui y accède ? | Règle de rétention de 24 mois pour les journaux |
| Destruction / anonymisation | Quand les fins sont accomplies, détruire ou anonymiser | Purge automatique après la résiliation d'un client |
Règle d'or
Quand les fins pour lesquelles un renseignement a été recueilli sont accomplies, l'organisation doit le détruire ou l'anonymiser pour des fins sérieuses et légitimes (art. 23 et Règlement sur l'anonymisation). Conserver « au cas où » n'est pas un motif suffisant.
Exemple (école). Les dossiers d'élèves ayant quitté l'école ne sont pas conservés indéfiniment : un calendrier de conservation, validé par la direction, fixe quoi garder, combien de temps, puis détruire.
Hors Québec
Communiquer des renseignements à l'extérieur du Québec (ex. : hébergement infonuagique aux États-Unis) exige une évaluation préalable (EFVP) : on en reparle dans les modules selon votre rôle.